Productivité · Cas pratique
Faire le tri hebdomadaire de sa boîte mail avec un assistant
Chaque vendredi, classer les e-mails en attente : à traiter, à déléguer, à archiver, avec des brouillons de réponse pour les plus simples.
La situation
Une boîte de réception qui déborde fait perdre des demandes importantes. Un assistant connecté à la messagerie, ou à qui l’on colle une liste d’e-mails, peut proposer un tri et préparer des brouillons, la personne gardant l’envoi en main. France Num propose une fiche pratique sur ce sujet pour les artisans.
Points de vigilance
Donnez un accès en lecture et brouillons seulement ; aucun envoi automatique au nom de l’entreprise sans relecture.
Prompt pour reproduire ce cas
Point de départ à adapter (remplacez les [crochets])
Voici la liste des e-mails non traités de la semaine (expéditeur, objet, extrait) : [coller ou connecter la boîte en lecture]. 1. Classe-les : urgent à traiter, à traiter cette semaine, à déléguer (à qui), à archiver, à se désabonner. 2. Pour les réponses simples, prépare des brouillons de 3 à 5 lignes, sans les envoyer. 3. Liste les demandes de clients ou prospects restées sans réponse depuis plus de 3 jours. N’envoie rien, ne supprime rien.