Suivre les futurs élèves d’une école et personnaliser les relances avec l’IA

Ce qui a été fait

Selon l’article publié par Zapier le 18 février 2025, Holberton School (11 à 51 salariés, basée à Paris) voyait chaque nouvel élève alourdir l’administratif : contrats, factures, suivi de la progression. Son dirigeant a construit des automatisations reliant Airtable, Mailchimp, Aircall et d’autres outils. Pour les prospects, les contacts arrivant par formulaire web, webhook ou appel sont ajoutés au CRM sous Airtable ; les résumés d’appels générés par Aircall et une analyse de sentiment réalisée avec Eden AI y sont joints ; les e-mails de relance envoyés via Mailchimp sont personnalisés avec OpenAI ; l’équipe commerciale est alertée sur Slack quand une action humaine est nécessaire. Côté scolarité, l’inscription déclenche la génération du contrat et de la facture, et la progression des élèves est synchronisée entre les systèmes. Selon la source, l’école a supprimé les doublons et ouvre de nouveaux campus sans recruter de personnel administratif supplémentaire.

Avant de commencer

Outil cité par la source : OpenAI API ; autres outils cités : Zapier, Airtable et Eden AI. Éléments entre crochets à remplir : [à compléter]. Retirez les données confidentielles qui ne sont pas utiles et vérifiez les conditions d’accès de votre outil. Les fonctionnalités et abonnements disponibles peuvent évoluer.

La méthode, en trois étapes.

1. 01

   Rassembler le contexte

   Repérez les éléments entre crochets du prompt ([à compléter]) et préparez ce qu’ils demandent.

2. 02

   Adapter le prompt

   Copiez le prompt ci-dessous, remplacez les éléments entre crochets, puis collez-le dans l’assistant IA que vous utilisez. L’outil cité (OpenAI API) n’est pas forcément accessible au public.

3. 03

   Relire avant d’utiliser

   Relisez le résultat, corrigez-le si besoin et gardez la décision finale. Les points de vigilance sont détaillés plus bas.

Votre point de départ.

Remplacez les éléments entre crochets, puis adaptez la proposition à votre situation. Ce prompt est rédigé par la rédaction d’iadujour, ce n’est pas une citation de la source.

Voici la fiche d’un futur élève : [formation visée, source du contact, résumé du dernier appel, questions posées, freins exprimés].

Rédige un e-mail de relance de 120 mots maximum qui répond précisément à ses questions et freins, propose une prochaine étape (rendez-vous, journée portes ouvertes) et reste sobre.
N’invente aucune information sur la formation (prix, dates, débouchés) : laisse des [à compléter] si besoin.

Ce qui mérite votre attention

Skills utiles

Des skills officielles qui portent sur la même tâche, rapprochées par la rédaction : elles ne font pas partie du cas décrit.

• Comprendre le modèle de données Airtable (bases, tables, vues, automatisations)OpenAI · Explique ce qu’est Airtable et comment les données y sont structurées : bases, tables, champs, enregistrements, vues, automatisations et interfaces.
• Filtrer des enregistrements Airtable, même sans dire « filtre »OpenAI · Sert à trouver, filtrer ou circonscrire des enregistrements Airtable selon des valeurs de champs, même lorsque le mot « filtre » n’est pas prononcé.
• Lister, lire et modifier des bases Airtable via airtable-mcpOpenAI · Sert à lister des bases, lire et écrire des enregistrements, gérer des tables et des champs, filtrer et chercher des données Airtable, via la CLI `airtable-mcp`.